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Bom, se você parou para analisar pôde perceber que os questionamentos citados acima são um tanto quanto irreais diante da tecnologia que temos hoje, não é mesmo?
Mas não é só no meio tecnológico que isso acontece, o mundo organizacional também é assim. Uma empresa só consegue funcionar bem e obter crescimento se todos os seus setores operarem em conjunto.
Neste contexto, a gestão por processos funciona como uma oficina mecânica para automóveis, pois se essas são responsáveis pelo funcionamento do veículo, a gestão por processos é o órgão responsável por garantir o bom funcionamento das empresas.
Entende-se por gestão por processos a interação entre as áreas de todos os processos de uma empresa, ou seja, esse conceito enuncia que todos os setores de uma organização precisam funcionar em conjunto para que a mesma possa prosperar.
Segundo Gart Capote, esta técnica permite identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e pertinentes com os objetivos estratégicos de cada organização.
Porém a gestão por processos nem sempre foi utilizada. Inicialmente os setores de uma empresa não eram vistos como um conjunto e sim como partes que se sustentavam individualmente.
Foi a metodologia Seis Sigma que contribuiu para essa mudança de panorama. Hoje os métodos aplicados são muito mais padronizados e possuem maior rendimento financeiro.
Seis Sigma é uma estrutura organizacional que se concentra na melhoria contínua. O principal objetivo desta metodologia é atingir metas e objetivos estabelecidos pela organização de maneira eficiente, mantendo os custos e a taxa de defeitos em um ponto mínimo.
Dentro dos organogramas das empresas é possível perceber variações nos tipos de gestão por processos, dentre os tipos mais comuns, podemos listar 4, são elas:
1. Mapeamento
O Mapeamento de processos é fundamental para que as empresas possam entender e acompanhar cada passo de sua produção mais a fundo.
Através dessa ferramenta é possível identificar todas as etapas que agregam ou não valor. Assim, todas as fases que não agregam valor podem ser reduzidas ou até mesmo excluídas em uma tentativa de reavaliar ou mudar o layout de produção.
Já as partes que agregam valor podem ser avaliadas a fim de analisar se estão sendo feitas de acordo com as especificações do cliente.
A simbologia utilizada no mapa de gestão por processos é a mesma dos fluxogramas. Para que esse mapa contribua para o processo de trabalho de uma empresa é fundamental que ele contenha os limites do processo e a descrição das principais atividades/tarefas.
Além disso, ele também deverá conter o resultado de cada processo e a avaliação de cada etapa. Esta avaliação é importante para perceber se os produtos estão sendo feitos com a qualidade desejada.
2. Tempo
O tempo é um dos fatores críticos de qualquer organização, logo saber gerenciá-lo é essencial para a gestão por processos e o sucesso de uma empresa.
Um bom gerenciamento do tempo permite inúmero benefícios, como:
. Maior controle do trabalho e dos projetos que estão sendo executados
. Alcance dos objetivos com maior segurança e precisão
. Sucesso e aumento no desempenho dos funcionários
. Sensação de realização.
Segundo o Princípio de Pareto, 20% do nosso esforço é responsável por 80% dos resultados. Dessa forma, se um empresário despender esforço no momento de realizar um bom planejamento os resultados podem vir em menos tempo e em maior quantidade.
Assim, aconselha-se o uso de cronogramas para organizar o tempo de cada atividade. Através de ferramentas como o MS Project e o Excel é possível fazer o planejamento de todas as atividades e ainda colocá-las em ordem de prioridade.
Além disso, a gestão por processos também destaca o tempo gasto em cada reunião, visto que é preciso analisar se toda reunião marcada é mesmo necessária. Ademais, fazer um planejamento para todo encontro também é muito útil, pois elimina o tempo gasto com conversas que não são o foco do momento.
3. Melhoria Contínua
Também conhecido como Kaizen, a Melhoria Contínua é caracterizada como um processo cíclico, afinal, a todo momento surgem novas oportunidade de melhoria dentro de uma organização.
Esta técnica sugere melhorias que envolvam todos, gerentes e operários, o que também interfere na redução de custos da empresa.
Além disso, o Kaizen também é cultural, pois não se trata apenas de melhorar processos, e sim de mudar toda a questão cultural da empresa. É uma filosofia de negócios, ou seja, deve estar inserida em todos os níveis da empresa, desde a alta administração até os operários do chão de fábrica.
GESTÃO POR PROCESSOS E A TECNOLOGIA
Hoje em dia é quase impossível pensar em mundo sem tecnologia, uma prova disso é que as pessoas se veem perdidas sem celular. Até porque ele se tornou mais que um dispositivo capaz de fazer ligações, sendo possível tirar fotos, navegar na internet e muito mais.
No meio empresarial não é diferente. Os processos organizacionais visam o lucro e uma melhoria significativa no tempo de produção e para isso nada melhor do que ferramentas automatizadas.
A tecnologia também veio para melhorar os processos internos e externos, pois tanto facilita a comunicação com os clientes quanto entre os membros da própria indústria.
Dessa forma, uma empresa que não investe em tecnologia não tem mais espaço no mercado competitivo, pois o mercado está sempre mudando e acompanhar essas mudanças é fundamental.
ENSINANDO A ENXERGAR DESPERDÍCIOS
Pode observar: vivemos num mundo cercado por desperdícios de todos os tipos, tanto em nossa vida cotidiana, em nossa casa, quanto nas organizações.
A princípio, todos concordam que é importante eliminá-los, pois eles geram custos adicionais, consomem recursos e não agregam nenhum valor para as pessoas ou para a sociedade.
O problema é que vamos nos acostumando com os desperdícios e acabamos perdendo aos poucos a sensibilidade de enxergá-los. Vamos achando natural que eles existam. De certa forma, nós nos “anestesiamos”, sem nos incomodarmos, o que faz com que, no geral, não tomemos nenhuma atitude concreta para eliminá-los.
O DESPERDÍCIO DE ÁGUA, POR EXEMPLO
Há alguns anos, era muito comum vermos pessoas usando mangueira e desperdiçando uma quantidade enorme de água para “varrer” sujeira ou folhas da calçada. E, no geral, poucos se incomodavam com isso.
Após a crise hídrica de uns anos atrás, a sociedade — ou pelo menos parte dela — aprendeu a enxergar esse desperdício. Se uma pessoa fizer isso hoje, correrá o risco de arrumar briga com vizinhos ou até mesmo de ser denunciada. Houve uma mudança de atitude, de postura…
Não é à toa que John Shook intitulou seu célebre livro sobre um dos pilares do pensamento Lean, o Mapeamento do Fluxo de Valor, de “Aprendendo a enxergar”.
Enxergar os desperdícios vai além do ato físico de apenas “ver”; implica em “entender” e, consequentemente, fazer alguma coisa a respeito.
O esguicho desperdiçador de água de antigamente era visto por muitos, mas a maioria não o enxergava como desperdício; hoje, a maioria já enxerga, e muita gente tenta fazer alguma coisa para evitar que isso ocorra.
Nas empresas, temos muitos casos similares de processos que, na verdade, são desperdícios, mas que ficam “escondidos”.
Por exemplo, atividades de espera, os retrabalhos, os deslocamentos desnecessários etc., que muitas vezes são encarados como normais, mas não são.
COMEÇE DE NOVO
Lean Healthcare visa otimizar os serviços ofertados em seus ambulatórios de saúde, nas especialidades de odontologia, nutrição, fisioterapia e psicologia, e padronizar o atendimento da recepção, promovendo uma cultura de melhoria contínua, foco no cliente e inovação.
A partir da análise realizada nas informações obtidas foi possível identificar de maneira clara e precisa os problemas e oportunidades de melhoria, bem como suas possíveis causas raízes. Com isso, planejamos as ações de melhoria e seus indicadores de desempenho de forma estruturada, visando, com a efetiva implementação alcançar um maior nível de excelência e satisfação dos clientes e contribuintes
